Cómo redactar el Plan de Gestión de Datos (PGD/DMP) de tu tesis

Si tu tesis doctoral está vinculada a un proyecto financiado por la AEI, Horizon Europe o el Plan Estatal de Investigación 2024-2027, el Plan de Gestión de Datos (PGD) —conocido en inglés como Data Management Plan (DMP)— ya no es optativo: es un entregable obligatorio que debes redactar antes de empezar a recoger datos y actualizar durante la investigación. Pero incluso si no tienes financiación externa, redactar un PGD bien estructurado protege la integridad de tu investigación, facilita la reproducibilidad y demuestra al tribunal que dominas las prácticas de ciencia abierta que exige la academia en 2026.

El problema es que la mayoría de doctorandos llega al PGD sin saber por dónde empezar: los formularios de la AEI y Horizon Europe usan terminología técnica (FAIR, k-anonymity, repositorio de confianza certificado) que nadie les ha explicado antes. Esta guía paso a paso desmonta cada sección del PGD con ejemplos concretos, te recomienda las herramientas gratuitas disponibles para universidades españolas y te da una plantilla descargable lista para rellenar.

Qué es un PGD y por qué es obligatorio en 2026

El Plan de Gestión de Datos es un documento vivo que describe el ciclo de vida completo de los datos de investigación: desde su creación o recolección hasta su preservación a largo plazo o destrucción segura. No es un documento burocrático estático; debe actualizarse cuando cambia el diseño del estudio, cuando surgen nuevos tipos de datos o cuando cambia el destino de preservación.

Marco normativo en España 2026

La obligatoriedad del PGD en España proviene de varias capas:

• Horizon Europe (2021-2027): Todos los proyectos financiados por Horizon Europe deben entregar un DMP inicial a los 6 meses del inicio del proyecto, con actualizaciones anuales y una versión final. El Artículo 17 del Grant Agreement estándar lo exige explícitamente.
• Plan Estatal de I+D+i 2021-2023 y 2024-2027: Desde la convocatoria de 2021, la AEI requiere la elaboración de un PGD para todos los proyectos PID. El incumplimiento puede condicionar la justificación económica del proyecto.
• Tesis doctorales: Aunque no hay ley que obligue al doctorando individual, universidades como la UPC, UVa, UAB y UPF exigen o recomiendan formalmente el PGD en sus normativas de doctorado 2025-2026. La tendencia es que se convierta en requisito generalizado antes de 2028.

Si tu tesis está vinculada a un proyecto financiado por la AEI o Horizon Europe (algo habitual en las FPI y FPU), el PGD es obligatorio sin excepción. Consulta la guía de depósito en TESEO para ver cómo enlazar el PGD con el expediente de depósito.

Los principios FAIR: la base de todo PGD moderno

FAIR es el acrónimo de Findable, Accessible, Interoperable, Reusable (encontrable, accesible, interoperable, reutilizable). Publicados en Scientific Data en 2016 por Wilkinson et al., son el estándar de facto que utilizan la Comisión Europea, la AEI y la mayoría de agencias de financiación para evaluar si los datos de un proyecto se han gestionado correctamente.

Un PGD bien redactado demuestra a la AEI o Horizon Europe que has pensado en FAIR desde el diseño del estudio, no como parche final. El evaluador lo verifica buscando términos clave: identificador persistente, formato abierto, licencia, repositorio certificado.

Paso 1: Elegir la herramienta para redactar el PGD

No redactes el PGD en un documento Word en blanco; usa una plataforma especializada que te guíe por los campos requeridos y te permita exportar en los formatos exigidos por la AEI o Horizon Europe.

Argos (OpenAIRE + EUDAT) — recomendado para Horizon Europe

Argos es la plataforma oficial de OpenAIRE, co-desarrollada con EUDAT, para la creación de DMPs. Tiene plantillas específicas para Horizon Europe en español e inglés. Es gratuita para investigadores de cualquier institución. Accede en argos.openaire.eu. Permite trabajo colaborativo (puedes invitar a tu director a editar) y exporta en los formatos requeridos por la EC.

Madroño DMP (herramienta del Consorcio Madroño)

El consorcio de bibliotecas universitarias Madroño (que incluye la UCM, UAM, UAH, UC3M, UNED, URJC, UPM y UPF) ofrece una instancia española de Argos adaptada y traducida. Si estudias en una de estas universidades, es la opción más recomendable porque las plantillas ya están configuradas para los requisitos AEI. Tu biblioteca puede facilitarte el acceso.

DMPonline (Digital Curation Centre)

Herramienta del DCC (Digital Curation Centre, UK). Tiene plantillas para Horizon Europe, Wellcome Trust, UKRI y algunas agencias españolas. Útil si colaboras con instituciones internacionales o tu beca tiene financiación UK.

Ezid / Google Docs para PGDs sencillos

Si tu tesis no tiene financiación externa y el PGD es un requisito de tu programa de doctorado (no de un financiador), puedes usar la plantilla de Google Docs que publicamos más abajo. No te dará DOI pero cumple los requisitos formales de la mayoría de comisiones de doctorado.

Paso 2: Definición de los datos

Esta sección responde a la pregunta: ¿qué datos vas a gestionar? Debes ser exhaustivo pero no repetitivo. Los evaluadores buscan:

Tipos de datos

Clasifica los datos por tipo y origen. Ejemplos habituales en tesis doctorales:

• Datos primarios recogidos por el investigador: Cuestionarios, entrevistas (audio, transcripciones), datos de experimentos, observaciones etnográficas, imágenes, mediciones de laboratorio.
• Datos secundarios: Microdatos del INE, bases de datos OCDE, registros hospitalarios anonimizados, corpus lingüísticos. Ver guía de datos secundarios en TFG y tesis.
• Materiales de investigación: Código fuente, scripts R/Python/SPSS, modelos entrenados de machine learning, instrumentos de medida (cuestionarios desarrollados ad hoc).
• Documentos del proceso: Protocolos de entrevista, guías de codificación, memorandos analíticos.

Volumen estimado

Indica el volumen aproximado (ej.: “1.200 cuestionarios en formato CSV, aproximadamente 5 MB; 48 entrevistas en audio MP3, aproximadamente 12 GB de audio + 4 GB de transcripciones en TXT”). Los financiadores necesitan saber si el coste de almacenamiento es asumible.

Formatos

Especifica el formato en el que recogerás y almacenarás los datos. La AEI y Horizon Europe prefieren formatos abiertos y no propietarios: CSV (datos tabulares), TXT/JSON (texto), MP3/WAV (audio), TIFF/PNG (imágenes), NetCDF (datos geoespaciales). Si usas SPSS (.sav) o Excel (.xlsx), menciona que exportarás también a CSV antes del depósito.

Paso 3: Recolección y organización

Aquí describes cómo recogerás y organizarás los datos durante la investigación. Los evaluadores buscan que hayas pensado en la organización antes de que existan los datos, no como solución ad hoc posterior.

Nomenclatura de archivos

Documenta la convención de nombres que usarás. Un ejemplo funcional para una tesis:

[TipoEstudio]_[GrupoParticipante]_[FechaISO]_[NumParticipante]_[Version].csv
  Ejemplo: ENCUESTA_ESTUDIANTES_20260315_P042_v1.csv
  

Control de versiones

Describe el sistema de versiones: carpetas con fecha, Git (especialmente si hay código), o plataformas como OSF Projects. El control de versiones evita la tragedia del “datos_final_final_v2_definitivo.xlsx”.

Copias de seguridad

Especifica la política 3-2-1: 3 copias, en 2 soportes distintos, 1 fuera del lugar de trabajo. En la práctica para un doctorando: copia en disco local del portátil + copia en servidor institucional (Google Drive universitario, OneDrive con cuenta university) + copia en repositorio en la nube (Nextcloud, Zenodo borrador). Esta sección tranquiliza a los financiadores sobre la continuidad del proyecto si algo falla.

Responsable de los datos

Indica quién es el data steward: generalmente tú como investigador principal de la tesis, con co-responsabilidad del director de tesis. Incluye un contacto de respaldo (el grupo de investigación o la biblioteca).

Paso 4: Preservación y depósito

Al finalizar el proyecto o la tesis, los datos deben depositarse en un repositorio de confianza (trusted repository o repositorio certificado). Esto no es igual que subir archivos a Google Drive.

Qué es un repositorio de confianza

Un repositorio de confianza cumple criterios de fiabilidad a largo plazo: tiene política de preservación a 10+ años, asigna DOIs, tiene certificación CoreTrustSeal o similar, es independiente del proyecto. Los más usados en España para datos de tesis:

• Zenodo (CERN, Ginebra): Gratuito, hasta 50 GB por depósito, DOI automático, acepta cualquier tipo de archivo, integra con OSF y GitHub. Recomendado para la mayoría de tesis. Ver guía completa de publicar el dataset de tu tesis en Zenodo. Si investigas el uso de IA en trabajos académicos, recuerda también que en Italia existe la obligación de declarar el uso de IA en la tesis con un modelo oficial 2026, lo que tiene implicaciones sobre qué versiones de los datos generados por IA deben preservarse.
• e-cienciaDatos: Repositorio de datos de investigación del Consorcio Madroño, orientado a universidades madrileñas y de Castilla-La Mancha. Certificación CoreTrustSeal 2023.
• Dryad: Repositorio internacional orientado a datos de ciencias de la vida y medio ambiente. Tiene coste (a partir de $120 USD por depósito), aunque muchas instituciones lo financian.
• Repositorio institucional: Muchas universidades tienen repositorios propios certificados (UPF, UB, UCM, UGR). Consulta tu biblioteca.

Cuánto tiempo hay que preservar los datos

Para proyectos Horizon Europe: mínimo 5 años desde el cierre del proyecto (o hasta que termines de publicar, lo que sea más tarde). Para proyectos AEI: mínimo 5 años desde la justificación final. Para datos de ensayos clínicos: 25 años según normativa EMA. Para la tesis en general: hasta que hayas publicado todos los artículos derivados más un margen de 3-5 años.

Paso 5: Reutilización y licencias

La sección de reutilización define quién puede usar los datos y bajo qué condiciones. Esto se traduce en elegir una licencia Creative Commons (CC) o equivalente.

Guía rápida para elegir la licencia

La recomendación estándar de AEI y Horizon Europe es CC-BY 4.0, que maximiza la reutilización mientras garantiza que cualquier uso cite tu trabajo. El Plan S 2026-2030 de cOAlition S también recomienda CC-BY como licencia por defecto para artículos y datos.

Datos sensibles, RGPD y anonimización

Si tus datos incluyen información personal (nombres, DNI, datos de salud, datos económicos, creencias religiosas, datos genéticos), el RGPD aplica a tu investigación y debes documentarlo en el PGD. El comité de ética de tu universidad (CEI o CEP) debe aprobar el tratamiento antes de que empieces a recoger datos.

Los principios básicos RGPD para investigación académica que debes reflejar en el PGD son:

• Base jurídica: Para investigación académica, la base jurídica habitual es el interés público o la misión investigadora de la universidad (art. 6.1.e RGPD + art. 9.2.j para datos especiales). Si recoges consentimiento explícito de los participantes, úsalo como base adicional. Ver guía sobre consentimiento informado RGPD para tesis.
• Minimización: Solo recoges los datos estrictamente necesarios para los objetivos declarados.
• Anonimización o seudonimización: Los datos directamente identificables (nombre, DNI) deben anonimizarse antes del depósito. La técnica más robusta para datos cuantitativos es k-anonymity (cada registro es indistinguible de al menos k-1 registros más). Para datos cualitativos: reemplazar nombres por códigos, eliminar referencias geográficas demasiado específicas, alterar detalles biográficos no relevantes.
• Transferencias internacionales: Si depositas en Zenodo (CERN, Suiza), CERN tiene un acuerdo de adecuación con la UE. Si usas Dryad (California Univ.), verifica la cláusula de transferencia internacional en el acuerdo de depositante.

Repositorios recomendados para tesis españolas

Para facilitar la elección, aquí tienes los repositorios más habituales según el tipo de datos:

El comité de ética de tu universidad (CEI) también puede orientarte sobre qué repositorio aceptan para los datos del proyecto. Ver más sobre el papel del CEI en la aprobación del plan de datos.

Plantilla PGD descargable en español

Hemos preparado una plantilla de Plan de Gestión de Datos para tesis doctorales españolas, compatible con los requisitos AEI 2024-2027 y Horizon Europe. La plantilla tiene dos versiones:

• Versión corta (5 secciones): Para tesis sin financiación externa que solo necesitan cumplir los requisitos del programa de doctorado.
• Versión completa AEI/HE (12 secciones): Compatible con los campos de Argos/OpenAIRE y la plantilla oficial de la Comisión Europea para Horizon Europe.

Esta plantilla complementa el preregistro OSF que guiamos en el artículo Preregistrar tu estudio en OSF: guía 2026. El PGD cubre la gestión de los datos una vez recogidos; el preregistro cubre el plan antes de recogerlos. Son documentos distintos pero complementarios.

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