Cómo Exportar tu TFG a PDF/A en Word Paso a Paso 2026 (para Repositorio y Entrega)

Llevas semanas terminando el TFG y en el formulario del repositorio aparece un requisito que nadie te explicó en clase: «el archivo debe entregarse en formato PDF/A». No es lo mismo que un PDF normal. Los repositorios universitarios españoles exigen este estándar de archivado porque garantiza que el documento podrá abrirse e imprimirse correctamente dentro de veinte o cincuenta años, independientemente del software que exista entonces. Si subes un PDF convencional, la plataforma lo rechazará o el archivo quedará técnicamente fuera de norma, lo que puede bloquear tu depósito y retrasar la defensa.

Esta guía te explica exactamente cómo exportar el TFG a PDF/A desde Microsoft Word, qué variante del estándar piden las universidades españolas, cómo comprobar que el archivo es válido antes de subirlo y cómo resolver los problemas más habituales.

¿Qué es PDF/A y por qué lo exigen los repositorios?

PDF/A es una familia de normas ISO diseñada específicamente para la conservación a largo plazo de documentos digitales. A diferencia de un PDF estándar, un PDF/A prohíbe todo aquello que pueda dejar de funcionar en el futuro: contenido multimedia incrustado, JavaScript, contraseñas de cifrado, referencias a fuentes externas y transparencias sin aplanar. Obliga, en cambio, a que todas las fuentes tipográficas queden incrustadas dentro del propio archivo y a que los perfiles de color ICC estén embebidos.

Los repositorios institucionales españoles integrados en REBIUN (Red de Bibliotecas Universitarias) y en el portal Hispana del Ministerio de Cultura adoptaron PDF/A como formato de preservación porque los metadatos y el contenido permanecen intactos sin depender de ningún visor o sistema operativo concreto. Cuando la normativa de tu universidad dice «formato de archivado», se refiere a PDF/A. Si depositas en TESEO para tesis doctorales, la exigencia es también PDF/A-1b.

PDF/A-1b frente a PDF/A-2b: cuál elegir

Recomendación práctica: usa PDF/A-1b salvo que la guía de tu repositorio especifique otra variante. Es la más compatible y la que Word genera de forma nativa.

Antes de exportar: prepara el documento Word

Exportar sin preparar el documento provoca la mayoría de los errores de validación. Antes de hacer clic en «Guardar como PDF», revisa estos puntos:

1. Elimina o aplana las transparencias. Selecciona cada forma o imagen con efecto de transparencia, ve a Formato de imagen → Correcciones y ajusta la transparencia al 0 %. Las sombras y reflejos también generan transparencias: elimínalos.
2. Comprueba que las fuentes son incrustables. Algunas tipografías de terceros tienen restricciones de licencia que impiden su incrustación. Usa fuentes estándar como Times New Roman, Arial o Calibri, que siempre se incrustan.
3. Comprime las imágenes dentro de Word. Haz clic derecho sobre una imagen → Dar formato a imagen → Tamaño y propiedades → Comprimir imagen. Aplica la compresión a «Todas las imágenes del documento» con resolución 220 ppp. Esto reducirá el tamaño sin afectar a la calidad de impresión.
4. Verifica que la numeración de páginas es correcta antes de exportar. Una vez convertido a PDF/A, cambiar el archivo implica volver a validarlo. Si aún no tienes la numeración configurada, consulta la guía cómo numerar las páginas en Word para el TFG (portada sin número y números romanos).
5. Revisa el texto por última vez. Si vas a entregar el archivo definitivo, es el momento de aplicar una revisión final. Puedes usar esta guía para revisar el TFG terminado antes de entregarlo.

Paso a paso: exportar a PDF/A desde Word

Las instrucciones siguientes son válidas para Word 2016, Word 2019 y Microsoft 365 en Windows. En macOS el proceso es similar, aunque la opción PDF/A solo está disponible a partir de la versión de Word para Mac incluida en Microsoft 365.

1. Abre el menú Archivo. Haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda de Word.
2. Selecciona «Guardar como». Elige la ubicación (tu equipo o OneDrive) y, en el campo «Tipo», despliega el menú y selecciona PDF (*.pdf).
3. No hagas clic en «Guardar» todavía. Antes de guardar, haz clic en el botón «Opciones…» que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo.
4. Marca la casilla «Conforme con ISO 19005-1 (PDF/A)». En el panel de Opciones, desplázate hasta la sección Opciones de PDF y activa esa casilla. Esto es el interruptor principal.
5. Asegúrate de que «Incrustar fuentes en el archivo» está activo. Esta opción suele estar marcada por defecto cuando activas PDF/A, pero compruébala. Sin fuentes incrustadas, el PDF/A no superará la validación.
6. Confirma el rango de páginas. Si quieres el documento completo, selecciona «Todo». Haz clic en Aceptar para cerrar las opciones.
7. Haz clic en «Guardar». Word generará el archivo PDF/A en la carpeta que hayas elegido. El proceso puede tardar entre unos segundos y un par de minutos según el tamaño del documento.

Validar el PDF/A con veraPDF

Generar el PDF desde Word no garantiza automáticamente un archivo válido: las transparencias o fuentes problemáticas pueden colarse en el proceso. veraPDF es el validador de referencia del sector, de código abierto y gratuito, recomendado por la Open Preservation Foundation y utilizado por las principales bibliotecas nacionales europeas.

1. Descarga veraPDF desde verapdf.org e instálalo (disponible para Windows, macOS y Linux).
2. Abre veraPDF y arrastra tu archivo PDF sobre la ventana principal, o usa el botón «Choose PDF».
3. En el menú desplegable, selecciona el perfil PDF/A-1b (o PDF/A-2b si tu repositorio lo exige).
4. Haz clic en «Validate». El proceso tarda entre unos segundos y un minuto.
5. Si el resultado es «Compliant», el archivo es válido. Si aparece «Not Compliant», veraPDF lista todos los errores con el número de página y el tipo de problema.

Errores frecuentes y cómo solucionarlos

Reducir el tamaño del PDF/A

Los TFG con muchas imágenes pueden superar fácilmente los 50 MB, lo que dificulta la subida al repositorio. Estas estrategias reducen el tamaño sin invalidar el PDF/A:

• Comprime imágenes en Word antes de exportar (ya mencionado en el paso de preparación). Es la medida más eficaz.
• Usa PDF24 Tools (pdf24.org, gratuito y sin límite de tamaño). Sube el PDF/A, usa la herramienta «Comprimir PDF» y vuelve a validar con veraPDF después, ya que la compresión agresiva puede alterar el perfil.
• Reduce la resolución de imágenes a 150-220 ppp. La mayoría de repositorios solo muestran el archivo en pantalla; 220 ppp es más que suficiente y es la resolución que Word aplica con «Alta fidelidad».
• Evita incrustar miniaturas de vista previa innecesarias. En Opciones de Word, desmarca «Guardar datos de vista previa de miniaturas» si aparece esa opción.

Antes de la entrega definitiva, asegúrate de tener también preparada la declaración de originalidad y autoría del TFG, que muchos repositorios exigen como documento adjunto separado.

Si vas a depositar en el repositorio de tu universidad y también necesitas presentar el TFG de forma telemática, la guía sobre cómo entregar el TFG por sede electrónica con firma digital detalla el proceso completo, incluida la firma con certificado electrónico del PDF/A.

Cuando tu TFG incluye datos o acuerdos con una empresa, la normativa sobre TFG con confidencialidad de empresa, propiedad intelectual y repositorio te explica si puedes depositar el archivo completo o debes solicitar acceso restringido.

Si aún estás puliendo el contenido del trabajo antes de la conversión final, Tesify puede ayudarte a identificar inconsistencias de redacción, citas mal formateadas o secciones incompletas que conviene corregir antes de generar el archivo definitivo.

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