Gestión de referencias colaborativa en grupo: Zotero Groups vs Mendeley 2026

Cuatro personas del mismo equipo de investigación trabajando en el capítulo de estado del arte de una tesis doctoral. Cada una añade artículos a la biblioteca compartida, otro los organiza en carpetas por tema y el director anota comentarios en los PDFs. Esta es la promesa de la gestión de referencias colaborativa en grupo, y en 2026 los dos grandes gestores que la hacen posible siguen siendo Zotero y Mendeley, con diferencias importantes en sus modelos de grupos gratuitos y de pago.

La elección entre Zotero Groups y Mendeley para trabajo colaborativo no es trivial: los límites de miembros, los tipos de grupo disponibles y las restricciones de almacenamiento pueden condicionar cómo organiza su flujo bibliográfico un equipo de tres, diez o treinta investigadores. Esta guía compara ambas plataformas en 2026 desde el ángulo específico de la colaboración en grupo.

Tabla comparativa: Zotero Groups vs Mendeley para colaboración en 2026

Zotero Groups: tipos de grupo, límites y sistema de permisos

Zotero es un proyecto de código abierto desarrollado por el Roy Rosenzweig Center for History and New Media de la George Mason University. Sus grupos de colaboración son gratuitos en su núcleo y se gestionan desde zotero.org. Existen tres tipos de grupos según la visibilidad y el acceso:

• Grupos públicos, biblioteca abierta: cualquier persona con cuenta Zotero puede unirse y ver las referencias. Útil para bibliografías de proyectos de investigación colectiva o repositorios bibliográficos temáticos públicos.
• Grupos públicos, biblioteca cerrada: el grupo es visible y buscable, pero solo los miembros aprobados pueden ver las referencias. Es el término medio entre visibilidad pública y control de acceso.
• Grupos privados: solo los miembros invitados pueden ver el grupo y sus contenidos. Pensado para equipos cerrados (laboratorios, grupos de tesis, proyectos con datos confidenciales). Límite de 25 miembros en el plan gratuito.

El sistema de permisos de Zotero Groups es notablemente granular para un gestor gratuito. Los administradores pueden asignar a cada miembro uno de tres niveles de acceso a la biblioteca:

• No acceso: solo ve las referencias si el grupo es público.
• Leer: puede ver todas las referencias y archivos del grupo.
• Editar: puede añadir, modificar y organizar referencias en la biblioteca del grupo.

Y por separado, se configura el acceso a los archivos adjuntos (PDFs, notas):

• No acceso a archivos.
• Leer archivos.
• Copiar archivos: puede descargar los archivos compartidos en el grupo.

Esta granularidad es especialmente útil en grupos con perfiles mixtos: directores de tesis que pueden leer pero no editar, becarios que pueden añadir referencias pero no borrar, y coordinadores con control total.

Si necesitas un tutorial completo para configurar Zotero desde cero y dominar su flujo individual antes de trabajar en grupo, consulta nuestra guía sobre cómo usar Zotero paso a paso para principiantes.

Mendeley grupos: qué incluye el plan gratuito en 2026

Mendeley, adquirido por Elsevier en 2013, mantiene en 2026 un plan gratuito para grupos con las siguientes características:

• Máximo 5 grupos por cuenta.
• Máximo 25 miembros por grupo.
• Solo grupos privados: Mendeley eliminó los grupos públicos en 2020, una decisión que redujo significativamente su utilidad para proyectos de bibliografía abierta.
• Compartir referencias y PDFs dentro del grupo (sujeto al almacenamiento personal de cada usuario).

La ventaja de Mendeley en el contexto colaborativo es su mayor cuota de almacenamiento gratuito en la nube (2 GB frente a 300 MB de Zotero), lo que en la práctica puede ser más cómodo para grupos pequeños que comparten muchos PDFs. Sin embargo, ese almacenamiento es personal y no una cuota compartida de grupo, por lo que cada miembro consume sus propios 2 GB.

Mendeley también ofrece una experiencia de acceso web más fluida, sin necesidad de instalar el cliente de escritorio. Para grupos cuyo flujo de trabajo es mayoritariamente en el navegador, esto puede ser un factor relevante. No obstante, desde 2022 Mendeley descontinuó su cliente para Linux, lo que limita su uso en entornos de investigación basados en sistemas libres.

Para una visión de cómo la cita correcta se relaciona con el uso eficiente de estos gestores, el blog Docendo Discitur ofrece cinco respuestas prácticas sobre citas bibliográficas en TFG y TFM que complementan la elección del gestor.

Almacenamiento: la variable crítica para equipos en 2026

El almacenamiento es el cuello de botella más frecuente en la colaboración bibliográfica con gestores gratuitos. La comparación entre Zotero y Mendeley aquí es más matizada de lo que parece a primera vista:

• Zotero: 300 MB en la nube gratuitos, compartidos entre biblioteca personal y grupos. Sin embargo, Zotero permite almacenar archivos PDF ilimitados en local (sin sincronización en la nube), lo que elimina el límite para quienes trabajan principalmente desde un ordenador fijo.
• Mendeley: 2 GB en la nube gratuitos por cuenta. No existe opción de almacenamiento local sin sincronización.

Para equipos que comparten PDFs y trabajan en múltiples dispositivos, la solución más económica a largo plazo con Zotero es que cada miembro del equipo pague el plan de 2 GB (actualmente 20 USD/año) o que el investigador principal compre el plan de 6 GB (60 USD/año) que se aplica a las bibliotecas de grupo de las que es administrador.

Una alternativa popular en entornos universitarios es configurar la sincronización de archivos de Zotero con WebDAV en el servidor de la universidad, lo que permite almacenamiento ilimitado sin coste adicional si la institución lo ofrece. Muchas bibliotecas universitarias españolas ya ofrecen este servicio; conviene consultarlo antes de pagar por almacenamiento adicional. La Biblioteca ETSIDI de la UPM es un ejemplo de servicio de apoyo bibliográfico universitario que orienta a los investigadores sobre gestores y recursos disponibles en la institución.

¿Cuándo usar Zotero Groups y cuándo Mendeley? Guía por perfil

Flujo de trabajo colaborativo paso a paso con Zotero Groups

Para equipos nuevos en la gestión colaborativa de referencias, el flujo de trabajo recomendado con Zotero Groups en 2026 es:

1. Crear el grupo: uno de los investigadores crea el grupo desde zotero.org/groups. Define el tipo (privado para equipos, público para proyectos abiertos) y configura los permisos predeterminados.
2. Invitar miembros: por correo electrónico o enviando el enlace del grupo. Cada miembro acepta la invitación desde su cuenta Zotero.
3. Definir la estructura de carpetas: antes de empezar a añadir referencias, acordad la estructura de subcarpetas (por capítulo, por tema, por estado de lectura). Cambiarla a mitad del proyecto es costoso.
4. Añadir referencias: cada miembro añade artículos directamente a la biblioteca del grupo usando el conector de navegador de Zotero, arrastrando PDFs o importando archivos RIS/BibTeX.
5. Revisar y deduplicar: usar periódicamente la función de duplicados de Zotero para limpiar la biblioteca compartida.
6. Citar en el documento compartido: cada coautor usa el plugin de Word o el plugin de Google Docs de Zotero para insertar citas desde la biblioteca del grupo.

Para entender cómo se integra este flujo bibliográfico con el análisis de la literatura científica, nuestra guía sobre estadísticas de acceso abierto y repositorios en España ofrece contexto sobre dónde se depositan las referencias que el equipo gestionará.

El blog Edificando una tesis (UPM) ofrece una perspectiva práctica de cómo las bases de datos WoS y Scopus se integran con estos gestores en flujos de trabajo de tesis doctoral, especialmente relevante cuando el equipo trabaja con análisis bibliométrico.

Alternativas para equipos con necesidades avanzadas

Ni Zotero ni Mendeley cubren todas las necesidades de equipos de investigación muy grandes o con flujos muy específicos. Algunas alternativas a considerar:

• Paperpile: integración nativa con Google Docs y Drive, ideal para equipos que trabajan enteramente en el ecosistema Google. De pago (3 USD/mes).
• EndNote: el gestor institucional por excelencia, con funciones de grupo robustas. Generalmente caro para individuales, pero muchas universidades tienen licencia institucional.
• Tesify: para la fase de síntesis y redacción bibliográfica, Tesify complementa los gestores tradicionales con extracción y organización de información asistida por IA, integrable con el flujo de trabajo de Zotero o Mendeley.

Si tu investigación incluye análisis bibliométrico de la literatura recopilada, puedes conectar la exportación de Zotero o Mendeley directamente con herramientas como VOSviewer o Bibliometrix para visualizar redes de cocitación y clústeres temáticos.

Cuando el equipo necesita citar fuentes de datos primarios junto con artículos, es fundamental conocer los formatos correctos. Nuestra guía sobre cómo citar un dataset o conjunto de datos cubre la citación APA 7 de fuentes de datos, un caso frecuente en investigaciones colaborativas con datos abiertos.

Para la revisión sistemática, que habitualmente requiere gestionar cientos de referencias en equipo, nuestra guía sobre cómo hacer una revisión sistemática con PRISMA 2020 explica cómo integrar Zotero en cada fase del proceso.

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