Cómo usar Zotero paso a paso para principiantes: instalar, organizar y citar (2026)

Gestionar referencias bibliográficas a mano es uno de los errores más costosos que puede cometer un estudiante de TFG o tesis. Perder horas buscando dónde anotaste el autor de un artículo, formatear manualmente 80 referencias en APA o descubrir que olvidaste incluir una fuente clave en la bibliografía son problemas que Zotero resuelve completamente — y es gratuito. Este tutorial te lleva desde la instalación hasta la generación automática de bibliografías, sin conocimientos previos.

Zotero es un gestor de referencias de código abierto desarrollado por el Roy Rosenzweig Center for History and New Media. A diferencia de Mendeley (propiedad de Elsevier) o EndNote (de pago), Zotero no pertenece a ninguna editorial y protege tu independencia como investigador. Cuenta con millones de usuarios activos y es la herramienta más recomendada por las bibliotecas universitarias españolas para gestión de referencias académicas.

Paso 1 — Descargar e instalar Zotero

1. Ve a zotero.org/download. Verás dos descargas: el programa principal (Zotero para tu sistema operativo) y el conector de navegador. Empieza descargando el programa principal.
2. Ejecuta el instalador en Windows o arrastra Zotero a la carpeta Aplicaciones en macOS. En Linux, descomprime el archivo .tar.bz2 y ejecuta el binario.
3. Al abrir Zotero por primera vez, crea una cuenta gratuita en zotero.org (recomendado) para poder sincronizar tu biblioteca en la nube. Con 300 MB de almacenamiento en la cuenta gratuita puedes guardar referencias y metadatos; para adjuntar PDFs necesitarás más espacio o usar una carpeta local enlazada.

La interfaz tiene tres paneles: el izquierdo con tus colecciones y grupos, el central con la lista de referencias de la colección seleccionada, y el derecho con los detalles de la referencia seleccionada (título, autores, año, DOI, etiquetas, notas).

Paso 2 — Instalar el conector de navegador

El Zotero Connector es la extensión que hace posible guardar referencias con un solo clic desde cualquier página web. Es compatible con Chrome, Firefox y Safari.

1. Desde zotero.org/download, haz clic en «Install Chrome Extension» (o Firefox/Safari según tu navegador).
2. Confirma la instalación en la tienda de extensiones del navegador. El icono de Zotero aparecerá en la barra de herramientas.
3. El icono cambia de aspecto según el tipo de página donde estés: un documento para artículos académicos, un libro para páginas de libros, una carpeta para resultados de búsqueda (guarda múltiples referencias a la vez), una página para sitios web genéricos.

Para probar: busca cualquier artículo en Google Scholar y haz clic en el icono del conector. Verás una ventana que pregunta en qué colección de Zotero guardar la referencia. Acepta y la referencia quedará guardada automáticamente con todos sus metadatos.

Paso 3 — Añadir referencias a tu biblioteca

Existen cuatro formas de añadir referencias a Zotero:

1. Con el conector de navegador (la más rápida)

Mientras navegas por Google Scholar, Scopus, PubMed, el catálogo de tu biblioteca o cualquier web de editorial académica, haz clic en el icono del conector. Zotero extrae automáticamente los metadatos de la página.

2. Por identificador (DOI, ISBN, PMID, arXiv ID)

En Zotero, haz clic en el botón de la varita mágica (o usa Ctrl+Shift+A en Windows / Cmd+Shift+A en macOS), pega el DOI del artículo y Zotero recupera todos los metadatos desde los servidores de CrossRef. Es el método más fiable para artículos con DOI.

3. Importando desde un gestor externo o base de datos

Si tienes referencias en Mendeley, EndNote, o exportadas en formato RIS o BibTeX desde Scopus o WoS, ve a Archivo → Importar → selecciona el archivo. Zotero importa todas las referencias con sus metadatos.

4. Manualmente

Haz clic en el botón verde «+» de la barra superior y elige el tipo de referencia (artículo de revista, libro, capítulo, tesis, etc.). Introduce los datos en el panel derecho. Útil para fuentes sin presencia digital (documentos internos, fuentes primarias).

Nota sobre la calidad de los metadatos: el conector extrae automáticamente los datos de la página, pero en ocasiones algunos campos quedan vacíos o incorrectos (especialmente el número de páginas o el número de volumen). Revisa siempre los metadatos de las referencias críticas antes de generar la bibliografía final.

Paso 4 — Organizar la biblioteca en colecciones

Sin organización, una biblioteca de 200 referencias se convierte rápidamente en un caos difícil de gestionar. Zotero permite organizar con dos sistemas complementarios: colecciones y etiquetas.

Colecciones (carpetas)

• Haz clic derecho en el panel izquierdo → «Nueva colección» para crear una carpeta temática.
• Las colecciones son jerárquicas: puedes crear subcarpetas dentro de una colección (ej.: «Marco teórico» → «Enfoque cuantitativo» y «Enfoque cualitativo»).
• Una referencia puede estar en múltiples colecciones simultáneamente sin duplicarse.

Etiquetas

• En el panel derecho de cada referencia, pestaña «Etiquetas», añade palabras clave personales (ej.: «leer pendiente», «citar en cap3», «metodología»).
• El panel izquierdo inferior muestra todas tus etiquetas; haz clic en una para filtrar las referencias que la tienen.

Una estructura recomendada para un TFG:

• Colección «Marco teórico» → subcarpetas por concepto.
• Colección «Metodología» → artículos sobre el método utilizado.
• Colección «Resultados y discusión» → estudios con los que comparas tus hallazgos.
• Colección «Descartados» → artículos revisados pero no utilizados (conservarlos evita buscarlos de nuevo).

Paso 5 — Insertar citas en Word o Google Docs

Esta es la función que más tiempo ahorra. Zotero instala automáticamente un complemento en Microsoft Word y LibreOffice durante su instalación. Para Google Docs, usa el conector de navegador.

En Microsoft Word

1. Abre Word. Verás una pestaña «Zotero» en la cinta de opciones.
2. Coloca el cursor donde quieres insertar la cita y haz clic en «Agregar cita».
3. Se abre una barra de búsqueda: escribe el autor o el título y selecciona la referencia.
4. Si necesitas indicar página específica (ej.: cita directa), haz clic en la referencia dentro de la barra y activa «Mostrar editor» para añadir número de página.
5. Presiona Enter. La cita queda insertada en el formato del estilo activo (ej.: (García, 2023) para APA).

En Google Docs

1. Asegúrate de tener Zotero abierto en tu ordenador y el conector de navegador instalado.
2. En Google Docs verás el menú «Zotero» en la barra superior (puede tardar unos segundos en cargarse).
3. El proceso es idéntico al de Word: Zotero → Agregar cita → buscar la referencia → Enter.

Las bibliotecas universitarias españolas ofrecen formación específica sobre Zotero. Las guías de instituciones como la UCM (biblioguias.ucm.es/zotero) o la Universidad de Sevilla son recursos excelentes para complementar este tutorial. También puedes consultar los servicios bibliográficos de tu universidad como los que describe BiblioUPM para TFG, TFM y tesis.

Paso 6 — Generar la bibliografía automáticamente

1. En Word o Google Docs, coloca el cursor donde quieres insertar la lista de referencias (al final del documento, antes o después de los anexos).
2. En la pestaña Zotero → «Agregar bibliografía». Zotero inserta automáticamente todas las referencias citadas en el documento, ordenadas según el estilo activo (APA 7 ordenará alfabéticamente; Vancouver numerará secuencialmente).
3. Si añades o eliminas citas después de generar la bibliografía, haz clic en «Actualizar» (o el botón de actualización en la pestaña Zotero) para regenerar la lista.

La bibliografía generada por Zotero es dinámica: está vinculada al documento. Si cambias el estilo de citación, todas las citas y la bibliografía se actualizan automáticamente. Esto es especialmente útil si tu tutor te pide cambiar de APA a Vancouver u otro estilo.

Paso 7 — Cambiar el estilo de citación

Zotero soporta más de 10.000 estilos de citación del repositorio CSL (Citation Style Language). Los más usados en España:

• APA 7ª edición: estándar en Ciencias Sociales, Psicología, Educación.
• Vancouver: Ciencias de la Salud, Enfermería, Medicina.
• Chicago (notas al pie o autor-año): Humanidades, Historia, Filología.
• IEEE: Ingeniería, Informática, Telecomunicaciones.
• MLA: Literatura, Artes, algunas Humanidades.
• UNE-ISO 690: norma española, usada en algunas universidades para TFG.

Para instalar un estilo:

1. En Zotero: Editar → Preferencias → Citar → Estilos → «Obtener estilos adicionales».
2. Busca el estilo en el repositorio online y haz clic en él para instalarlo.
3. Vuelve a Preferencias → Citar → selecciona el estilo recién instalado como predeterminado.

Para cambiar el estilo de un documento ya escrito en Word, ve a la pestaña Zotero → «Preferencias del documento» → selecciona el nuevo estilo → «Aceptar». Todas las citas y la bibliografía se reformatearán automáticamente.

Paso 8 — Bibliotecas compartidas con tu grupo de trabajo

Si trabajas en un TFG o tesis en grupo, o si compartes referencias con tu tutor, Zotero permite crear bibliotecas compartidas (grupos) que todos los miembros pueden editar. Si quieres comparar en detalle las opciones de trabajo colaborativo con referencias académicas, el artículo sobre Zotero Grupos vs Mendeley para trabajo colaborativo en 2026 analiza los puntos fuertes de cada plataforma y te ayuda a elegir la mejor opción para tu equipo.

1. Ve a zotero.org → Grupos → «Crear un nuevo grupo».
2. Configura si el grupo es público o privado y quién puede añadir referencias.
3. Invita a los miembros por email.
4. En la aplicación Zotero de escritorio, la biblioteca compartida aparece en el panel izquierdo bajo «Grupos». Funciona igual que tu biblioteca personal.

Trucos para sacar más partido a Zotero

• Busca el PDF automáticamente: selecciona una referencia, haz clic derecho → «Buscar texto completo disponible». Zotero busca si hay acceso abierto al PDF y lo descarga y adjunta a la referencia.
• Notas de lectura: en el panel derecho, pestaña «Notas», puedes escribir resúmenes o anotaciones de cada artículo directamente en Zotero. Son exportables.
• Duplicados: Zotero detecta automáticamente referencias duplicadas. En el panel izquierdo, haz clic en «Elementos duplicados» para fusionarlos.
• Cita rápida desde Zotero: activa el «Selector rápido» (Ctrl+Shift+Z) para buscar referencias sin abrir Word.
• Exportar para VOSviewer: desde Zotero puedes exportar tu biblioteca en formato BibTeX o RIS para importarla en VOSviewer y hacer análisis bibliométricos. Consulta el tutorial de cómo usar VOSviewer paso a paso para el proceso completo.
• Zotero y el acceso abierto: el conector de Zotero detecta automáticamente versiones en acceso abierto de los artículos. Si tu institución suscribe el complemento Unpaywall, Zotero localiza el PDF legal y gratuito al guardar la referencia. Esto es especialmente útil al construir bibliografías extensas para tesis con acceso a repositorios como RECOLECTA — puedes ver el estado del acceso abierto en repositorios españoles en 2026 para entender qué porcentaje de publicaciones ya están disponibles sin coste.

Para entender las diferencias entre Zotero y otras opciones de gestión de referencias antes de decidirte, el artículo sobre qué es un preprint y cuándo publicarlo ilustra también cómo la gestión de fuentes grises y repositorios de preprints encaja con las herramientas de gestión de referencias.

El papel de los gestores de referencias no se limita a citar artículos: también permiten organizar fuentes de bases de datos como Web of Science y Scopus de forma eficiente. El blog académico Edificando una Tesis explica las diferencias entre WoS y Scopus, los dos principales índices de citas desde los que puedes exportar directamente a Zotero.

Si ya manejas Zotero con soltura y quieres dar el salto a la colaboración académica o al seguimiento de tus propias publicaciones como investigador, la guía sobre cómo crear un perfil ORCID como investigador es el paso natural siguiente.

Preguntas frecuentes sobre Zotero