Plan de gestión de datos para proyectos europeos: guía práctica para Horizonte Europa

Un proyecto de Horizonte Europa puede tener una hipótesis brillante y un consorcio sólido y, aun así, recibir comentarios críticos de la Comisión por un entregable que muchos equipos subestiman: el plan de gestión de datos para proyectos europeos. Es el documento que explica qué datos producirá o reutilizará el proyecto, cómo se describirán, dónde se depositarán, quién podrá acceder a ellos y cuánto costará todo ello.

Para un investigador que llega por primera vez a un consorcio europeo, el plan de gestión de datos (PGD, o DMP por sus siglas en inglés) suele parecer un trámite técnico reservado al personal de informática. No lo es. Es una pieza metodológica: obliga a decidir formatos, metadatos, licencias y salvaguardas éticas antes de recoger el primer dato. Y cuando el proyecto trabaja con personas, especialmente con menores, el PGD se convierte en el lugar donde se demuestra que la ética no es un párrafo decorativo.

Esta guía recorre el documento sección por sección, con ejemplos aplicables tanto a equipos españoles como a grupos latinoamericanos que participan como socios en convocatorias europeas.

Qué es el plan de gestión de datos para proyectos europeos y cuándo es obligatorio

En Horizonte Europa, el PGD forma parte de las prácticas obligatorias de Ciencia Abierta. Según OpenAIRE, establecer un plan de gestión de datos es un requisito obligatorio para los proyectos que generan o reutilizan datos digitales de investigación. La condición es amplia: no se limita a grandes bases de datos experimentales. Un proyecto de humanidades que digitaliza fondos de archivo, un estudio de ciencias sociales que transcribe entrevistas o un grupo de ingeniería que reutiliza series de sensores públicas entran igualmente en el ámbito de aplicación.

La lógica es sencilla: si la Comisión financia la investigación con fondos públicos, quiere saber que los datos resultantes serán localizables y reutilizables más allá de la vida del proyecto, salvo que existan razones legítimas para restringirlos. El lema que suele resumir esta política es «tan abierto como sea posible, tan cerrado como sea necesario». El PGD es precisamente el documento donde se justifica cada decisión entre ambos extremos.

Conviene subrayar que el PGD no sustituye a otras obligaciones institucionales. Si el proyecto europeo se integra en una tesis doctoral, el doctorando seguirá sujeto a la normativa de su escuela de doctorado; por ejemplo, la normativa de la tesis doctoral en la Universidad Complutense o el reglamento de la UNED sobre plan de investigación e informes externos. Lo razonable es que el plan de investigación del doctorando y el PGD del consorcio sean coherentes entre sí.

Plazos y versiones: del resumen en la propuesta al documento vivo

Uno de los malentendidos más comunes es pensar que el PGD se redacta al escribir la propuesta. En realidad, el calendario tiene tres momentos diferenciados:

1. Fase de propuesta: solo se exige un resumen breve de la gestión de datos, habitualmente de una página, integrado en la sección de excelencia y metodología.
2. Primer entregable completo: tal como explica Enspire Science, los beneficiarios deben presentar la primera versión completa del PGD como entregable obligatorio dentro de los primeros 6 meses desde la firma del acuerdo de subvención (entregable del mes 6).
3. Actualizaciones: el plan es un documento vivo. Según DeiC, debe actualizarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto, normalmente con una versión intermedia y una versión final, o siempre que se produzcan cambios significativos en el consorcio o en el proceso de generación de datos.

En la práctica, esto significa que el resumen de la propuesta debe ser realista: los evaluadores lo comparan después con el entregable del mes 6. Si en la propuesta prometiste depositar todos los datos en abierto y luego descubres que trabajas con historias clínicas, tendrás que justificar el cambio en la actualización. Mejor anticipar desde el principio qué conjuntos serán abiertos, cuáles tendrán acceso restringido y por qué.

Qué cuenta como «cambio significativo»

• La incorporación o salida de un socio que genera o custodia datos.
• Un cambio de método que introduce un nuevo tipo de dato (por ejemplo, pasar de cuestionarios a grabaciones de vídeo).
• La decisión de reutilizar conjuntos de datos de terceros con licencias distintas de las previstas.
• Un cambio de repositorio o de política de acceso.

Estructura de la plantilla de la Comisión Europea

La plantilla oficial organiza el plan de gestión de datos para proyectos europeos en bloques obligatorios. La tabla resume qué debe contener cada uno y un ejemplo de redacción concreta.

Un buen PGD es específico por conjunto de datos. En lugar de un párrafo genérico, enumera cada conjunto (cuestionarios, imágenes, código, registros de laboratorio) y responde a las preguntas para cada uno. Si tu proyecto reutiliza datos abiertos, los ejemplos de nuestra guía sobre bases de datos abiertas de señales e imágenes biomédicas muestran cómo documentar la procedencia y la licencia de cada fuente.

Cómo aplicar los principios FAIR sin quedarse en la teoría

Los principios FAIR, recogidos por la Universidad Miguel Hernández en su guía de datos de investigación, exigen que los datos sean Localizables, Accesibles, Interoperables y Reutilizables. Traducidos a decisiones concretas:

• Localizables: asigna identificadores persistentes como el DOI a cada conjunto final y describe los datos con metadatos ricos y palabras clave controladas.
• Accesibles: especifica el protocolo de acceso. Accesible no significa necesariamente abierto: un conjunto con acceso bajo solicitud puede ser FAIR si los metadatos son públicos y el procedimiento está claro.
• Interoperables: usa formatos abiertos y no propietarios cuando sea posible (CSV en lugar de formatos ligados a un programa concreto) y vocabularios estándar de tu disciplina.
• Reutilizables: acompaña cada conjunto de un libro de códigos, una licencia explícita y la documentación del proceso de recogida y limpieza.

Un ejemplo: un proyecto agronómico que combina ensayos de campo propios con estadísticas oficiales debería depositar los datos de parcela con sus variables descritas, el diseño experimental documentado y la referencia exacta de la serie estadística reutilizada. Nuestra guía sobre diseño en bloques al azar y datos del MAPA ilustra este tipo de documentación.

Ética, datos personales y consentimiento informado con menores

Cuando el proyecto trata datos personales, la sección ética del PGD debe dialogar con el Reglamento General de Protección de Datos y con la legislación nacional de cada socio. Aquí los evaluadores buscan coherencia: que la base jurídica, el consentimiento, la seudonimización y la política de acceso encajen entre sí.

La investigación con menores añade una capa de exigencia. Muchos equipos buscan un consentimiento informado modelo para investigación con menores y lo copian sin adaptarlo. Es un error: el documento debe reflejar exactamente lo que el PGD declara sobre almacenamiento, reutilización y depósito. Un modelo sólido incluye:

• Doble capa: consentimiento de madres, padres o tutores legales y asentimiento del menor, redactado en un lenguaje adaptado a su edad.
• Finalidad y reutilización: si los datos seudonimizados se depositarán en un repositorio con acceso restringido, el consentimiento debe decirlo de forma comprensible.
• Derechos y revocación: cómo retirarse del estudio y qué ocurre con los datos ya recogidos.
• Grabaciones e imágenes: autorización separada y específica, ya que su anonimización es más difícil.
• Diferencias entre países: la edad a partir de la cual un menor puede consentir por sí mismo varía según la legislación nacional, por lo que en consorcios multinacionales conviene que cada socio valide el modelo con su comité de ética.

En el PGD, la regla práctica es que los datos de menores rara vez se publican en abierto. Lo habitual es depositar los metadatos en abierto y ofrecer los datos bajo acceso controlado, con acuerdo de uso y revisión previa.

Costes subvencionables de la gestión de datos

Los costes de gestionar y depositar datos de investigación, como las tarifas de repositorios o el personal dedicado a la custodia de datos, son subvencionables dentro del presupuesto del proyecto durante su ejecución. Esto tiene una consecuencia directa: si no los presupuestas en la propuesta, después será difícil justificarlos. Partidas razonables incluyen:

• Horas de una persona responsable de la custodia y documentación de datos.
• Tarifas de depósito en repositorios que las apliquen.
• Almacenamiento seguro durante el proyecto.
• Tareas de anonimización o seudonimización especializadas.

Errores frecuentes que detectan los evaluadores

1. Texto genérico copiado de otro proyecto: se detecta enseguida porque no menciona conjuntos de datos concretos.
2. Prometer apertura total con datos sensibles: genera contradicciones con la sección ética.
3. Olvidar las actualizaciones: un PGD que no cambia en todo el proyecto sugiere que nadie lo usa.
4. No nombrar repositorio: «se depositarán en un repositorio adecuado» no es una respuesta.
5. Confundir publicación en abierto con datos FAIR: el artículo en acceso abierto no sustituye al depósito de los datos.

Del mismo modo que un buen apartado de justificación evita frases vacías, como explicamos en cómo redactar el vacío de investigación, un buen plan de gestión de datos para proyectos europeos sustituye las fórmulas genéricas por decisiones verificables.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el plan de gestión de datos en todos los proyectos de Horizonte Europa?

Es obligatorio para todos los proyectos que generen o reutilicen datos digitales de investigación, como práctica de Ciencia Abierta. En la práctica, la gran mayoría de proyectos entra en este supuesto, incluidos los de ciencias sociales y humanidades.

¿Cuándo hay que entregar el plan de gestión de datos?

En la propuesta basta un resumen breve, habitualmente de una página. La primera versión completa es un entregable obligatorio a más tardar en el mes 6 desde la firma del acuerdo de subvención, con actualizaciones a mitad de proyecto, al final o ante cambios significativos.

¿Datos FAIR significa que deben ser datos abiertos?

No. Los datos FAIR deben ser localizables, accesibles, interoperables y reutilizables, pero pueden tener acceso restringido si existen motivos éticos, legales o comerciales. Lo importante es que los metadatos sean públicos y el procedimiento de acceso esté claro.

¿Qué debe incluir un consentimiento informado modelo para investigación con menores?

Debe incluir el consentimiento de los tutores legales y el asentimiento del menor en lenguaje adaptado, la finalidad y posible reutilización de los datos, el derecho a retirarse, una autorización específica para grabaciones e imágenes y la validación por el comité de ética de cada socio, ya que la normativa varía entre países.

¿Puedo incluir en el presupuesto los costes de gestión de datos?

Sí. Los costes de gestión y depósito de datos, como tarifas de repositorios o personal dedicado a la custodia de datos, son subvencionables durante la ejecución del proyecto, siempre que se presupuesten y justifiquen adecuadamente.