Cómo Subir el TFG al Repositorio Universitario en 2026 (Paso a Paso)
Has defendido el TFG, el tribunal ha emitido la nota y ahora llega el último trámite que muchos estudiantes desconocen: subir el trabajo al repositorio institucional de la universidad. En 2026, este paso es obligatorio en la mayoría de universidades españolas, y hacerlo mal puede retrasar la expedición del título. Esta guía te explica el proceso completo.
Repositorios como el RUA (Universidad de Alicante), el RIUMA (Universidad de Málaga) o el e-Archivo (Universidad Carlos III) son la biblioteca digital de tu universidad. Cuando subes tu TFG, este queda disponible públicamente (o con acceso restringido según elijas), citable con un enlace permanente, y contribuye al conocimiento académico abierto.
Antes de empezar: ¿quién gestiona el depósito en tu universidad?
El proceso varía significativamente entre universidades. Hay tres modelos principales:
- Depósito gestionado por el estudiante: accedes al repositorio directamente con tu correo institucional, subes el PDF y rellenas los metadatos tú mismo. (Ejemplo: RUA de la Universidad de Alicante).
- Depósito gestionado por la biblioteca: envías el PDF y el documento de cesión de derechos a la biblioteca o secretaría, y ellos lo incorporan al repositorio. (Modelo habitual en muchas universidades españolas).
- Depósito gestionado por el centro docente: el coordinador o la facultad sube el TFG en bloque después de la convocatoria de defensa.
Antes de hacer nada, consulta en la web de tu biblioteca universitaria cuál es el procedimiento. Busca «depósito TFG repositorio + nombre de tu universidad» o pregunta directamente en el mostrador de información de la biblioteca.
Paso 1: Prepara el archivo en el formato correcto
La mayoría de repositorios españoles exigen el TFG en formato PDF/A (Portable Document Format for Archiving), que es una versión de PDF diseñada para la conservación a largo plazo.
- Abre tu TFG en Word con la versión final aprobada tras la defensa.
- Ve a Archivo → Guardar como → PDF.
- En Opciones, busca «Compatibilidad con PDF/A» o «ISO 19005-1 (PDF/A)» y actívala.
- Asegúrate de que la portada es la versión oficial con el título exactamente como aparece en el acta de defensa.
- Comprueba que el PDF incluye todas las páginas: portada, resumen, índice, cuerpo, bibliografía y anexos.
- Tamaño máximo habitual: 50-100 MB. Si tu TFG pesa más (por imágenes en alta resolución), comprime el PDF con Adobe Acrobat o Smallpdf.
Acción: Genera el PDF final solo después de que el tutor haya dado el visto bueno a la versión post-defensa.
Error frecuente: Subir el PDF de la versión que se entregó antes de la defensa, sin incorporar las correcciones que el tribunal indicó.
Paso 2: Reúne los documentos adicionales necesarios
Muchos repositorios requieren documentos adicionales junto al PDF del TFG:
- Documento de cesión de derechos: formulario que autoriza a la universidad a publicar el TFG en el repositorio. Suele estar disponible en la web de la biblioteca o la facultad.
- Autorización del tutor: en algunos repositorios, el tutor debe firmar digitalmente la autorización de depósito o confirmarla por correo electrónico.
- Resumen en inglés: algunas universidades exigen un abstract en inglés de 150-300 palabras para mejorar la visibilidad internacional del trabajo.
- Palabras clave: entre 5 y 10 términos que describen el contenido del TFG (en español e inglés).
Paso 3: Accede al repositorio con tus credenciales
- Ve a la URL del repositorio de tu universidad (ver tabla en la sección siguiente).
- Haz clic en «Iniciar sesión» o «Login».
- Usa tu correo institucional y contraseña de la universidad.
- Si ya no tienes acceso (porque te has graduado), contacta con la biblioteca antes de que caduque tu cuenta — en muchas universidades, la cuenta permanece activa 6-12 meses después de la graduación.
- Busca la opción «Mi repositorio», «Mis envíos» o «Depositar» en el menú de usuario.
Paso 4: Rellena los metadatos del TFG
Los metadatos son los datos que describen tu TFG en el repositorio. Son fundamentales para que Google Scholar, Dialnet u otros buscadores académicos indexen tu trabajo. Rellena con cuidado:
| Campo | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
| Título | Título exacto del TFG (como en el acta) | Análisis del impacto de la IA en el rendimiento académico universitario |
| Autor/a | Nombre completo como aparece en el DNI | García López, María |
| Tutor/a | Nombre completo del tutor | Martínez Fernández, José Antonio |
| Fecha | Fecha de la defensa o del depósito | Junio 2026 |
| Resumen | Abstract de 150-300 palabras | Este trabajo analiza… (el resumen del TFG) |
| Palabras clave | 5-10 términos, separados por punto y coma | inteligencia artificial; rendimiento académico; universidad; TFG |
| Grado/Titulación | Nombre oficial del grado | Grado en Psicología |
| Facultad/Departamento | Nombre oficial de la facultad | Facultad de Psicología |
Paso 5: Elige la licencia de acceso
Al depositar tu TFG, debes elegir cómo quieres que sea accesible:
- Acceso abierto (Open Access): cualquier persona puede leer y descargar el TFG gratuitamente. Es la opción recomendada para maximizar la visibilidad e impacto del trabajo.
- Acceso restringido: solo los miembros de la comunidad universitaria pueden acceder. Se usa cuando el TFG contiene datos sensibles, está vinculado a una patente, o el tutor lo recomienda.
- Embargo temporal: el TFG se publica en acceso abierto después de un período (habitualmente 12 o 24 meses). Se usa si hay intención de publicar el trabajo en una revista científica.
La licencia más común para TFG en acceso abierto es Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Sin Obra Derivada (CC BY-NC-ND), que permite que otros lean y citen el trabajo pero no lo modifiquen ni lo usen comercialmente.
Paso 6: Deposita el trabajo y confirma el envío
- Sube el archivo PDF (o los archivos adicionales si se requieren).
- Revisa todos los metadatos en la pantalla de vista previa.
- Lee y acepta el acuerdo de licencia del repositorio.
- Haz clic en «Depositar» o «Confirmar envío».
- El repositorio enviará un correo de confirmación a tu email institucional.
- En muchos repositorios, el depósito pasa por una validación de la biblioteca antes de ser publicado (puede tardar 1-5 días hábiles).
Paso 7: Verifica que el depósito es correcto
- Cuando recibas el correo de aceptación, haz clic en el enlace permanente (handle o DOI).
- Comprueba que la ficha del repositorio muestra el título correcto, tu nombre y el PDF completo.
- Guarda el enlace permanente: lo necesitarás para el CV académico, LinkedIn y para citarlo en futuras publicaciones.
- Busca tu TFG en Google Scholar: puede tardar entre 1 semana y 1 mes en aparecer indexado.
Repositorios principales de universidades españolas en 2026
| Universidad | Nombre del repositorio | Acceso |
|---|---|---|
| Universidad de Alicante | RUA | rua.ua.es |
| Universidad de Málaga | RIUMA | riuma.uma.es |
| Universidad Carlos III | e-Archivo | e-archivo.uc3m.es |
| Universidad de La Laguna | RIULL | riull.ull.es |
| Univ. Castilla-La Mancha | RUIdeRA | ruidera.uclm.es |
| Universidad de Sevilla | idUS | idus.us.es |
Checklist del depósito en repositorio universitario
- PDF final en formato PDF/A con portada oficial correcta.
- Correcciones post-defensa incorporadas al documento.
- Documento de cesión de derechos firmado.
- Autorización del tutor obtenida (si se requiere).
- Abstract en inglés preparado (si se requiere).
- Metadatos completos: título, autor, tutor, fecha, resumen, palabras clave.
- Licencia de acceso elegida (Open Access recomendado).
- Confirmación de depósito recibida por correo.
- Enlace permanente guardado.
Si durante el proceso descubres que tu TFG tiene errores de formato que no detectaste antes, Tesify puede ayudarte a hacer una revisión rápida del documento antes del depósito final. También te recomendamos revisar los pasos para crear el índice automático en Word si necesitas regenerar el documento con el formato correcto.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio subir el TFG al repositorio universitario?
En la mayoría de las universidades españolas, sí. El depósito en el repositorio institucional es un trámite requerido para la gestión académica oficial del TFG y, en muchos casos, para la expedición del título. Algunas facultades lo tramitan de forma centralizada, pero otras exigen que el estudiante lo realice directamente. Consulta el reglamento de tu universidad.
¿Puedo subir el TFG en formato Word en lugar de PDF?
No, en la práctica totalidad de repositorios universitarios españoles el formato aceptado es PDF (idealmente PDF/A). El Word no se acepta porque no garantiza que el formato se preserve igual en todos los sistemas, y porque los repositorios están diseñados para archivado a largo plazo.
¿Puedo pedir que mi TFG no sea público en el repositorio?
Sí. Puedes elegir la modalidad de acceso restringido (solo para la comunidad universitaria) o solicitar un embargo temporal si tienes intención de publicar el trabajo en una revista científica. Deberás justificar la restricción de acceso mediante un formulario específico. El acceso completamente bloqueado (no visible para nadie) solo se concede en casos excepcionales debidamente justificados.
¿Cuánto tiempo tarda en publicarse el TFG en el repositorio?
Depende del repositorio y del volumen de depósitos en la convocatoria. En repositorios de autoarchivo directo, el TFG aparece publicado en 1-3 días hábiles tras la validación por la biblioteca. En repositorios donde la biblioteca gestiona el depósito, puede tardar entre 1 y 4 semanas, especialmente en los meses de junio y septiembre cuando hay más TFG para procesar. La indexación en Google Scholar puede tardar entre 2 semanas y 2 meses adicionales.
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